英語でビジネスメールの書き方、英語で電話対応の話し方

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はじめまして！みなさん英語学習は順調に進んでいますか？

こちらでは「これから英語が必要になるんだよな」というアナタにぴったりなお役立ち英語をお届けします。

オフィスや学校で「英語使えたらなぁ・・・」と思ったことがあると思います。

今や、いつでもどこでも英語が飛び出てくる日常です。身のまわりの同僚や同級生も、いつの間にか英語がペラペラになっているかもしれません。

とはいえ、英語の勉強なんてどこから始めたらいいのかわからないという方も多いと思います。そんな大変そうな英語学習ですが、一番大切なのは「続けること」です。続けるために何が大事かというと「難しすぎないこと」「楽しめること」「必要性を感じること」・・・まずはこちらで「意外と簡単じゃん！」を掴んで、是非楽しい英語生活をはじめていきましょう！

・・・さらに、ここでは、いろんな角度から日常で使える英語を紹介していきますので、是非お楽しみに♪

今回取り上げるシーンは、英語で交わすメールや電話といった「ビジネスシーン」。まずはこうした場面に対応できると、英語に対する自信がぐっと高まります！是非今回の記事で学んで、どんどん使う機会をつくってみてください。

それでは、昨今のビジネスシーンでは欠かすことの「メール」から始めていきましょう。
あなたがもし取引先や知人に英語でアポイントのメールを送らなければならないとき、どんな文面をつくりますか？まずは日本語で見てみましょう・・・

英文でメールをつくってみよう

【アポイントお願いのメール：日本語】

題名：ご予定のお伺い

ウィリアムズ　様

お世話になっております。

来週中に貴社へお伺いすることは可能でしょうか。貴方チームの皆さまと新プロジェクトについてご相談できればと存じます。

ご都合のよい日をお知らせください。

実りあるお話しあいとできればと願います。

中村太郎

・・・はい、よくある「来週中にお伺いしてもよろしいでしょうか？」と伺いだてをするためのメールですね。営業訪問のためには欠かせません。

では、英語の場合にはどのようになるでしょうか。まず最初の「お世話になります」から困ってしまいますが・・・

【アポイントお願いのメール：英語】

題名: Appointment Request

Dear Mr. Williams:

Can we have a meeting at your office next week. We would like to discuss the new project with your team members.

Please let us know the best date for you.

We hope to have a fruitful meeting.

Nakamura Taro

・・・さて、いかがでしょうか？ポイント別に解説していきましょう・・・

①お世話になっております」は必要ない！
これはもう慣習のレベルなのですが、英文メールの場合には「お世話になっております。中村でございます」のような前置きはなく、そのまま本題に突入なのです。

ただし初めて連絡を交わす相手や、交流会などで会った後の挨拶をおくる場合などは、初めに簡単な自己紹介をしたほうが良いでしょう。

自己紹介例）
I am Nakamura Taro, AAA Corporation.
Thank you for the meeting last week.
(「AAA社の中村太郎と申します。先週お会いした際はありがとうございます。」)

②「貴社」「弊社」は「あなた方」「わたしたち」
メールでよく用いる「貴社」ですが、英語で相当する表現としては ‘you’ で十分です。文例では、場所を示すために ‘your office’としています。「弊社としてましては・・・したい」というのは丁寧な表現で ‘we would like to ・・・’と言うことができます。

③「～様」は ‘Dear～’
冒頭「～様」と日本語の場合用いますが、英語でこれに相当するのが ‘Dear～’です。また、最近は日本人相手に ‘～san’とする表現もSNSなどで見かけるようになりました。英語の辞書によっては表現の一種として掲載しているようですが、まだビジネスシーンでは正式用例とまでは言えないようですね。

また最後に ‘Nakamura Taro’と記載しましたが、最近は日本人の場合「姓・名」と、日本語と同じ順に記すことも多いようです。もちろん英語の慣例にしたがって ‘first name・family name’とするほうが分かりやすい場合もあるでしょう。

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英語で電話がかかってきたら

さて、メールの場合はゆっくりと文面を考えることができますが、電話の場合はそうはいきません。しかもボディーランゲージが使えないとなると、あなたはどうしますか？

そんなときでも困らないように、電話英会話の基礎基本をおさえておきましょう。

私の職場でも、外国人の方から電話がかかってくることが多くあります。日本の職場なので基本的には日本語でご説明いただくのですが、もし英語でスマートに対応できたら、顧客満足度がぐっと向上するのではないでしょうか？しかも、周囲からは「あの人英語で簡単に対応できてかっこいい！」と評価が急上昇なんてことも・・・。

まずはどんなシーンがありえるか、日本語でみてみましょう。

【電話がかかってきたとき：日本語】
あなた：はい、○○社の加藤と申します。ご用件を承ります。

相手：私は、××社のローレンスと申します。斉藤さんはいらっしゃいますか。

あなた：斉藤は只今席をはずしております。ご伝言を承りますが。

相手：それでは、後ほど折り返しお電話をいただけるようお伝えいただけますか。

あなた：承知しました。お電話番号をお伺いできますでしょうか。

相手：電話番号は00-1234-5678です。

あなた：復唱させていただきます。電話番号は「00-1234-5678」ですね。

相手：そうです。ありがとうございます。

あなた：折り返し電話するよう斉藤に伝えます。ローレンス様、お電話ありがとうございました。

・・・いかがでしょうか。相手の要件を正確に聞けることも大事ですが、会社の誰かに引き継がなければならないときなどは緊張してしまいますよね。ばっちり英語で会話を交わし、担当の方に引き継げるようにしましょう。

あなた：Hello. ○○ Corporation. This is Kato. Can I help you?

相手：I’m Lawrence from ×× company. I’d like to speak to Mr. Saito, please.

あなた：Mr. Saito is not at his desk now . Would you like to leave a message?

相手：Would you please tell him to call me back later?

あなた：Sure. May I have your phone number?

相手：My phone number is 00-1234-5678.

あなた：Let me repeat it. ‘00-1234-5678’, right?

相手：Correct. Thank you.

あなた：I’ll make him call you back. Thank you for your calling, Mr. Lawrence.

・・・さて、すんなりと次の人に引き継げそうでしょうか？ポイント別にみていきましょう！

①ご用件はなんでしょうか」は「何かお助けできますか？」
‘Can I help you’と尋ねて始まる会話ですが、ずばりこれが「ご用件はなんでしょうか」なのですね。まずこのフレーズがすんなり出てくれば安心ですね♪

②席を外しております」は「席にいない」
日本語ではとても便利な「ただいま席を外しております」。安易に「休みです」などと言うとトラブルの原因になることもありますから、柔軟に対応したいところです。英語のフレーズはシンプルに ‘not at his desk now’。スムーズな引き継ぎのために、サラリと言いたい一言です。

・・・ちなみに「斉藤さん」が席にいて、電話を取り次ぐことができる場合はどうなるのでしょうか？どうぞご心配なく。そんな場合も簡単ですよ～。

電話取次例）
‘Hold the line, please. I will connect you to Mr. Saito.’
(「少々お待ちくださいませ。斉藤におつなぎします。」)

③お伺いしてもよろしいですか」は ‘May I have’で大丈夫
「お名前をお伺いしてよろしいでしょうか」「お電話番号をお伺いしてよろしいでしょうか」と言いたいとき「オウカガイ？」と難しい英語を考える必要はありません。とても簡単な単語 ‘have’ で大丈夫です。’May I have your name?’、’ May I have your phone number?’、’ May I have your address?’と、いろんなものを尋ねる際に使えるとても便利な表現です！

ちなみに顔見知りの相手だと’Can I have～’でもよいのですが、このようにビジネスシーンですと’May I ～’、’Could I～’などと丁寧な表現が好ましいところですね。

＋プラスワン＋
・・・ちなみに電話番号’00-1234-5678’はなんと読むでしょうか・・・？
正解は’double O(オー), one two three four, five six seven eight’となります。
最初の’00’は「ゼロゼロ」でも良いですが、英語圏の人は「ダブルオー」と読む場合が多いです。また、ハイフンを読み上げずに、すこし間をおいて読み上げるといいです！

いかがでしたでしょうか。こうして英文で並べてみると、全然難しくない英語で会話ができてしまいますね！会議などでは専門用語を使うこともあるかもしれませんが、電話もメールも基本は「コミュニケーション」。自信たっぷりに明るく続ければ、きっと伝わる英語が身につきます。これからどんどん続けていきましょう♪